Partnerbijdrage
Ieder jaar, aan het einde van het jaar, is het weer zover. De beoordelingsgesprekken staan voor de deur. Voor veel medewerkers een spannend moment. Mag je blijven? Functioneer je goed? En nog veel meer van dat soort vragen spoken door de gedachten van medewerkers. Maar waarom eigenlijk? Waarom is de beoordeling voor velen nog een verrassing? Onze filosofie: een medewerker moet zijn/haar beoordeling zelf kunnen schrijven. Het beoordelingsgesprek moet dan ook een moment zijn van herkenning en bevestiging en zonder verrassingen. Ben je benieuwd hoe je dit kan faciliteren? Wij geven je graag vier tips.
#1 Reflecteren op doelen die zijn gesteld
In veel organisaties zijn beoordelingen nog relatief subjectief. De leidinggevende beoordeelt de medewerker op basis van persoonlijke klik. Is deze medewerker gezellig? Mogen andere hem/haar graag? De aanwezige, gezellige collega zal daardoor eerder een goede beoordeling krijgen dan de ‘onzichtbare’ kracht die mogelijk een veel grotere bijdrage levert.
Maak de beoordeling objectief door te reflecteren op de doelen die de medewerker stelt.Maak de doelen SMART, zo weten medewerkers van tevoren al of ze deze doelen hebben bereikt en daardoor komen ze tijdens het gesprek niet voor een verrassing te staan.
#2 Door continu feedback te vragen weet je hoe je presteert
Een beoordeling is eigenlijk een moment om te checken of je op koers ligt. Wat heb je het afgelopen jaar goed gedaan en wat ging minder? Vaak vinden deze gesprekken aan het einde van het jaar plaats en het nadeel daarvan is dat er voornamelijk gereflecteerd wordt op de afgelopen weken. Wat je aan het begin van het jaar hebt gedaan, is de beoordelaar vaak allang vergeten.
Feedback kan hiervoor een goed alternatief zijn. Doordat medewerkers continu feedback aan elkaar én aan externen kunnen vragen weten zij op ieder moment hoe zij presteren. Hierdoor hebben medewerkers de tijd om vroegtijdig bij te sturen. Daarnaast werkt het geven en ontvangen van feedback en complimenten motiverend. Want wie vindt het nou niet leuk om een complimentje te krijgen? Natuurlijk mogen in deze complimenten ook kritische punten terugkomen, zolang het maar wel opbouwend is. Om ervoor te zorgen dat dit proces continu en leuk blijft, zijn er verschillende middelen om dit te ondersteunen. Zoals bijvoorbeeld het gebruik van slimme feedback apps. Deze maken het super eenvoudig om op ieder moment van de dag, waar je maar wilt, feedback te geven.
#3 Zorg ervoor dat dit alles vastligt
Het klinkt allemaal heel leuk, dat doelen stellen en feedback geven, maar hoe weet jij aan het einde van het jaar nog welke feedback je aan het begin van het jaar kreeg? Door de waan van de dag vergeten we vaak om dit vast te leggen. Niet bewust; maar toch. Het kan dan ook vaak leiden tot ‘dat wist ik niet’-momentjes, en dat is niet wat je wil. Denk er eens over na om dit alles vast te leggen in een performance management systeem. Op die manier heb je als leidinggevende veel minder werk aan het uitschrijven van de beoordeling. Daarnaast ligt alles vast in de vorm van een dossier en worden die ‘dat wist ik niet-momentjes’ voorgoed verleden tijd. In zo’n Performance Management Systeem vind je alle feedback terug die je in het verleden hebt gegeven en ontvangen en zo kunnen medewerkers zelf hun beoordeling vormgeven met behulp van concrete voorbeelden.
#4 Betrek externen bij je beoordeling
Want wie weet er nou beter hoe jij presteert dan de mensen waar jij op dit moment mee samen werkt? Door vanuit verschillende invalshoeken input te krijgen op jouw functioneren wordt een beoordeling pas echt krachtig. Het maakt niet uit of dit collega’s, partners of klanten zijn. Denk bewust na wie je uitnodigt voor een 360 graden feedback moment en stel hen de juiste vragen. Door vanuit verschillende invalshoeken feedback te krijgen voorkom je dat je beoordeling subjectief wordt.
Tot slot…
Vanuit de praktijk merken we vaak dat de feedback die wordt gegeven vaak alleen maar positief is. Het is de taak van de beoordelaar/manager om hierop te letten. Feedback helpt namelijk om beter te worden, maar niet als iedereen altijd maar zegt dat alles al goed gaat. Iedereen heeft ontwikkelpunten of leerdoelen. Help je medewerkers dan ook om deze bij anderen te ontdekken. Daarnaast is het heel belangrijk dat je start met feedback vragen. Als je om feedback vraagt laat je zien dat je wil verbeteren en durven anderen kritischer te zijn over jouw ontwikkeling.
Pas je al bovenstaande tips toe, dan creëer je uiteindelijk een slim beoordelingsmechanisme dat verrassingen voorkomt en je heel wat tijd gaat besparen. Zo worden de beoordelingsgesprekken voor iedereen een feestje. Succes!
Met dank aan onze kennispartner Treams voor het schrijven van deze blog.
Kennispartners van VNO-NCW Brabant Zeeland
Meer over het thema Arbeidsmarkt en onderwijs